VIKTIGT! Vi har släppt en ny version av denna lathund: Följ denna istället när du vill komma igång med systemet. Klicka här!
Modul "Bokningsschema"
I denna guide kommer vi att visa dig steg för steg hur du enklast kommer igång med Teoricentralen, vare sig du vill använda hela vårt affärssystem eller bara vårt utbildningsmaterial.
Välkommen! När du ser detta innebär det att du fått tillgång till ett demo konto som även är ditt riktiga konto, med detta kontot har du möjlighet att testa alla våra funktioner men även påbörja utfasning av ditt gamla affärssystem.
Innan vi sätter igång kontrollera så att företagsuppgifterna stämmer överens.
Steg 1 - Platser
Klicka på “platser” (https://admin.teoricentralen.se/settings/locations), här ställer du in din plats som är en fysisk definierad plats eller område där du bedriver din verksamhet. Om du erbjuder din verksamhet på fler än en plats så lägger du till samtliga.
Steg 2 - Resurser
Gå vidare till modulen “resurser” (https://admin.teoricentralen.se/settings/resources), ange samtliga fordon som din verksamhet tillhandahåller. Ange namn på fordonet så att du enkelt har på respektive fordon, exempelvis Manuell - ABC123, välj fordonstyp “Personbil - Manuell” och sist lägg till en beskrivning.
När du lagt till samtliga resurser så går du tillbaka till "Platser", koppla alla dina resurser mot en plats eller dela på resurserna mellan de olika platserna. Tänk dig att du har ett garage med fordon på en viss ort och att du ibland lånar ut ditt fordon eller ställer av, då måste dessa fordon bli otillgängliga. I detta exempel handlar det om att vi bara har en automat som är stationerad i Eskilstuna.
För att möjliggöra elevbokningar för dina elever måste du markera rutan "Visa i elevbokning."
Steg 3 - Schema
Gå vidare till knappen "schema" (https://admin.teoricentralen.se/settings/schedule).
Under fliken schema så hittar du fler insättningar, börja med att skapa schemainställningar. Ange starttid för när första lektionen brukar starta och ange sluttid på schemat, exempel 06:00 till 20:00.
Steg 4 - Skapa tidmallar
Gå vidare till tidmallar (https://admin.teoricentralen.se/settings/schedule/timeslot-templates).
Här skapar du din första tidmall och sedan konfigurerar den efter dina önskemål.
Förklaring av samtliga rutor ovan:
Plats: Här kopplar du den platsen som du vill att tidmallen ska utgå ifrån.
Behörighet: Välj den behörigheten som tidmallen avser.
Tidmallgrupp: Koppla din tidmall till en grupp (läs mer om detta här).
Resursallokering: Innebär hur du önskar fördela dina resurser beroende på hur du vill att tidmallen ska agera.
Egen hantering: Om du väljer detta alternativ, bryter du mot systemets begränsningar och tillåter exempelvis dubbelbokningar.
Ingen resurs: Välj detta alternativ om du inte vill koppla tidmallen till någon specifik resurs. Det kan användas för aktiviteter som lunch eller rast.
En per bokning: Om du väljer detta alternativ, betyder det att tidmallen avser en bokning. Det kan användas när en resurs, som en bil, delas av en eller flera elever under samma bokning.
En per elev: Om du väljer detta alternativ, innebär det att tidmallen ska bokas tillsammans med en elev. Till exempel, om det handlar om en moppebokning per elev.
En per elev och lärare: Detta alternativ används när tidmallen avser aktiviteter där både eleven och läraren är inblandade, som exempelvis körning med en moppeelev ute i trafiken. Då ska eleven bokas med en moped, och trafikläraren kan väljas att antingen använda en moped eller motorcykel.
Dessa alternativ ger dig flexibilitet att anpassa tidmallarna efter olika typer av bokningar och resursbehov.
Glöm inte att uppdatera tidmallen när du gjort alla ändringar. Du bestämmer själv om du vill ge dina kunder möjlighet till elevbokning och om det ska vara möjligt för elever att göra en avbokning.
Välj fritt mellan alla färger du kan tänka dig, färglägg ditt schema enligt dina önskemål, koppla på de resurser som ska vara tillgängliga för den aktuell tidmallen.
Glöm inte att uppdatera när du gjort någon ändring.
Knappen "Aktivera XML-rapport", hjälper dig minska ditt administrativa arbete genom att automatiskt generera en XML-rapport som du sedan kan importera in till Transportstyrelsens E-tjänst. Används till tidmallar så som:
Introduktionsutbildning
Mopedutbildning klass I - (AM)
Riskutbildning del 1 - Personbil (B)
Riskutbildning del 2 - Personbil (B)
Riskutbildning del 1 - Motorcykel (A, A1, A2)
Riskutbildning del 2 - Motorcykel (A, A1, A2)
Här har du möjlighet att ange om tidmallen ska vara tillgänglig för bokning och även om elever ska ha möjlighet att göra en avbokning. Sätt ditt pris på tidmallen och ange färger efter dina önskemål. Viktigt att du längst ned på sidan kopplar på rätt resurs till tidmallen.
Steg 4 - Skapa schemamall
Skapa din första tidmall efter att du följt alla steg i ordning (https://admin.teoricentralen.se/settings/schedule/schedule-templates).
Ange namn på schemamallen samt antal veckor du ska kunna hantera schemat. Klicka sedan på ikonen som liknar en kalender, där bygger du upp din arbetsdag med hjälp av tidmallarna som du skapat.
Dra tidmallen från sidan till schemat, du kan även fortsätta på vecka 2 om du har ett sådan schema som är olika för varje vecka. Exempelvis vecka 1 så har du riskutbildning på torsdagar medan vecka 2 så har du det på onsdagar.
Steg 5 - Koppla schema till personal
Gå in till modulen “personal” (https://admin.teoricentralen.se/partner-users).
Om du ännu inte lagt upp dina medarbetare som personal så behöver du först göra det innan du kopplar på schemat.
Klicka på “Skapa ny personal”, ange kontouppgifter. När du klickar vidare på knappen “skapa personal” så kommer din medarbetare få tillgång till systemet, din anställd får sitt lösenord per mejl.
När du skapat personalen så klickar du dig vidare till fliken “Schema”, välj schemamall, startdatum och slutdatum.
Perfekt! Nu har du ställt in platser, resurser och tidmallar. För att börja boka in elever så är det nu dags att börja skriva in elever i Teoricentralen. Välkommen ombord till oss!