I detta avsnitt fyller du i de olika behörigheterna som trafikskolan erbjuder utbildning på. Detta steg är viktigt för att kunna korrekt registrera elever och säkerställa att resurshantering och bokningssystemet är i synk. Genom att tydligt definiera utbildningsbehörigheterna här, kan du senare enkelt koppla dem till elever och deras utbildningsplaner. Detta kommer att göra det smidigare att hantera elevernas utbildningsprocess och se till att resurserna används effektivt.

Undervisningsplaner är nödvändiga för att skapa Utbildningskort för dina elever. Du hittar en standardundervisningsplan som du kan anpassa efter hur er trafikskola genomför utbildningen. Det är viktigt att se till att den anpassade undervisningsplanen överensstämmer med de krav och riktlinjer som ni tidigare har rapporterat till Transportstyrelsen. På så sätt säkerställer du att elevernas utbildning är korrekt dokumenterad och överensstämmer med gällande regler och föreskrifter.

I detta avsnitt kan du definiera och hantera dina användarvillkor, som eleverna godkänner vid inloggning. Ange också köpvillkor och Integritetspolicy. Detta är viktigt för att tydliggöra de juridiska aspekterna av användning och eventuella transaktioner på din plattform och säkerställa att både trafikskolan och eleverna har tydliga riktlinjer att följa.

Här kan du skräddarsy Teoricentralen för att bättre passa ditt företag. Teoricentralen erbjuder möjligheten att skapa en subdomän för elevinloggning, medan övriga anpassningar och konfigurationer kan göras av dig själv. På så vis kan du skapa en unik och anpassad upplevelse för dina elever som speglar ditt företags behov och varumärkesidentitet.

Har du flera orter eller platser du utbildar på? Med vårt verktyg för platshantering kan du lägga till de olika orterna och tillhörande fordon. Detta möjliggör för dig att via bokningsbekräftelser och påminnelser ge kunderna rätt adress tillbehörande den ort de ska utbilda sig på.

Resurser är tillgångar som bokas när en bokning görs. Exempel på resurser inkluderar bilar, släpvagnar eller lektionssalar. En resurs kan användas och konfigureras för en eller flera bokningar samtidigt.

Hantera dina kundinställningar, du kan bestämma när och hur du skickar ut lösenord till dina kunder. Kundtaggar används för att gruppera kunder i specifika kategorier, vilket gör det lättare att söka efter och hantera olika kundgrupper. Till exempel kan du använda taggar för att kategorisera dina CSN-kunder eller företagskunder, och sedan snabbt söka och identifiera dem i kundlistan.

Detta underlättar hanteringen av olika typer av kundrelationer och kommunikation med specifika kundgrupper.

I detta avsnitt har du kontroll över hur bokningsbekräftelser och påminnelser till kunder ska skickas. Du kan även ställa in avbokningsregler. Om du är medlem i ett förbund så är det viktigt att följa förbundets policy när det gäller bokningshantering och kommunikation med kunder. Detta säkerställer att din trafikskola följer branschstandarder och bästa praxis.

I detta avsnitt konfigurerar du dina sms- och e-postsignaturer för utskick. Kom ihåg att sms har en kostnad, så undvik onödigt långa texter för att minimera kostnaderna. Här kan du anpassa dina meddelanden för att ge en professionell och enhetlig upplevelse för dina kunder vid kommunikation via sms och e-post.

En av inställningarna som erbjuds i Teoricentralen är möjligheten att dölja bokningsystemet och utbildningskorten för dina kunder. Medan det kan vara en bra funktion att ha, markera endast denna ruta om du inte har för avsikt att använda varken bokningssystemet eller utbildningskorten i Teoricentralen.

Ekonomiavsnittet är uppdelat i flera steg. Vi börjar med att granska och anpassa kontoplanen för att säkerställa att den är i linje med verksamheten. Detta är en viktig grundåtgärd för att upprätthålla korrekt bokföring och ekonomisk rapportering.

Vidare, för att skapa debiteringsartiklar i systemet, kräver det att ni definierar lektionstyper. Det är viktigt att förstå att detta inte innebär att ni är tvungna att använda lektionssaldo. Istället ger det er möjlighet att använda lektionssaldo om ni så önskar. Om en kund saknar lektionssaldo för den valda lektionstypen kommer priset på artikeln att vara styrande för faktureringen.
​

​

Börja med att klicka på den gröna knappen till höger för att inleda processen för att skapa din kontoplan. Systemet har genererat en standardkontoplan (BAS 2023) som innehåller över 1000 konton. Det är viktigt att förstå att du inte behöver använda samtliga av dessa konton, och de kommer inte att synas i dina ekonomiska rapporter om de inte används.

För att anpassa kontoplanen efter din trafikskolas specifika behov, börja med att ändra kontonamnen och lägga till egna konton enligt önskemål från din revisor. Denna anpassning är av största vikt för att säkerställa att dina kommande ekonomiska rapporter blir korrekta inför bokföringen.

Om du är osäker på vilka konton som är relevanta för din trafikskola, är det en god idé att kontakta din revisor. De kan hjälpa dig att identifiera de nödvändiga konton, till exempel "Intäkter av tjänst 25% moms" och "Intäkter av vara 6% moms," som du behöver anpassa enligt din verksamhet.

Förvalda konton har nu genererats upp till baskontona. Om du vill göra ändringar, välj helt enkelt ett konto som du har skapat från rullistan till höger om konton. På detta sätt kan du enkelt anpassa och välja de konton som bäst passar din trafikskolas behov.

Lektionstyper används främst vid förskottsförsäljning, där lektionssaldo används. Varje "Lektionstyp" är kopplad till både en debiteringsartikel och en försäljningsartikel. Denna koppling är avgörande för att rätt hantera och bokföra försäljning av lektioner.

Om du till exempel säljer 10 stycken 40-minuters körlektioner, vill du att systemet ska automatiskt räkna ner antalet tillgängliga lektioner när eleverna har kört dem. Vid val av enhet kan du välja mellan "st" (styck) eller "min" (minuter). Eftersom körlektioner kan vara olika långa, är det praktiskt att använda minuter som enhet. Om en kund köper 10 lektioner får de 400 minuter (10 lektioner x 40 minuter) att använda. Om eleven väljer att köra i 60 minuter, dras 60 minuter från deras lektionssaldo.

Å andra sidan, för lektionstyper som bara utförs eller köps en gång (till exempel en Riskutbildning), används enheten "styck" eftersom de inte följer en tidsmätning utan är en enstaka händelse.

Genom att korrekt konfigurera lektionstyper och deras enheter kan du effektivt hantera och spåra försäljning och användning av lektioner i ditt affärssystem. Det ger både din trafikskola och dina elever en bättre översikt och kontroll över utbildningsprocessen.

När du bygger upp ditt artikelregister på trafikskolan är det viktigt att tänka på en strukturerad och logisk indelning. Ett vanligt sätt att organisera artiklar är att använda serienummer, där serienummer 100 kan innebära alla artiklar relaterade till mopeder, 200 till personbilar och så vidare. Här är några viktiga typer av artiklar att inkludera:

Genom att strukturerat och noggrant bygga upp ditt artikelregister kan du effektivt hantera och fakturera för dina tjänster och produkter på trafikskolan. Det skapar också en tydlig översikt för eleverna och förenklar bokningsprocessen. Kom ihåg att hålla registret uppdaterat och anpassa det efter behov och förändringar i din verksamhet.

Artikelregister

Exempel på en Lektionssaldoartikel skulle vara en körlektion som drar 40 minuter från elevens lektionssaldo när den debiteras. Genom

att fylla i ovanstående information för varje artikel i ditt register kan du effektivt hantera dina försäljnings- och faktureringsprocesser inom trafikskolan.

I detta avsnitt kan du anpassa hur arbetstiderna visas i bokningsschemat.

Denna funktion låter dig organisera dina tidmallar för att underlätta åtkomst och hantering vid schemaläggning och när du byter tidsmall i bokningsschemat. Om du har många olika behörigheter kan du använda gruppering för att kategorisera dem, till exempel Moped, MC och Personbil, för att göra det enklare att hitta och hantera relevanta artiklar.

För att dina tidmallar ska fungera smidigt krävs lite extra tankearbete. Den första översiktsbilden ger dig en tydlig överblick över dina tidmallsinställningar och hjälper dig att säkerställa att de är konfigurerade precis som du vill ha dem. Detta är avgörande för att upprätthålla ett effektivt system som kan hantera bokningar på ett strukturerat sätt.

Börja med att skapa din första tidmall, genom att klicka på den gröna knappen åt höger "Skapa tidmall".

Nu ska vi tillsammans skapa vår första tidmall för en körlektion som varar i 55 minuter och som äger rum i Stockholm. Det är av största vikt att du fyller i samtliga fält noggrant för att säkerställa att tidsmallen är korrekt konfigurerad och kan användas smidigt för att schemalägga och boka körlektioner. Detta steg kommer att hjälpa dig att effektivt hantera dina lektioner och ge eleverna rätt tid och plats för sina körlektioner.

Förklaring av fälten:

Ge din tidmall ett namn som kommer att synas för er och era elever.

I detta avsnitt har du möjlighet att ange förberedelser och anteckningar för bokningen. Det kan vara information om vad personalen behöver göra inför bokningen eller vad eleverna kan förvänta sig vid ankomsten. Till exempel, för en Riskutbildning 1, kan du specificera att fika kommer att serveras och använda en extern anteckning som säger: "Vi bjuder på fika, välkommen till vår fantastiska kurs!" Detta ger dig möjlighet att kommunicera viktig information och förväntningar till både personal och elever inför bokningen.

Det är viktigt att du väljer rätt plats för bokningen eller kursen som ska genomföras. Genom att ställa in rätt plats säkerställer du att dina resurser och information är korrekt kopplade till den specifika platsen.

Här anger du vilken behörighet som tidmallen avser, i mitt fall handlar det om B - behörigheten.

I detta steg kopplar du din tidmall till en tidmallasgrupp. Om du inte gör detta kommer tidmallen att hamna under kategorin "Övrigt". Att koppla tidmallen till en tidmallasgrupp hjälper till att organisera och kategorisera tidmallarna på ett strukturerat sätt, vilket gör det enklare att hitta och använda dem vid schemaläggning och bokning.

Här anger du det maximala antalet deltagare som är möjligt att boka på en tidmall. För en körlektion är det alltid en elev, men om du erbjuder gruppkörlektioner kan det vara fler än en elev. Om din verksamhet kräver det kan du skapa en ytterligare tidmall för grupplektioner.

Här anger du längden på bokningen, i mitt fall är det 55 minuter.

Genom att välja en lokal eller bana här, kommer den att allokeras i samband med en tidslucka. Detta skapar ett ytterligare lager av resurshantering. För att en bokning ska kunna skapas måste lokalen eller banan vara tillgänglig vid den schemalagda tiden.

Om du vill att tidmallen ska ta hänsyn till elevens utbildning (behörighet) när fordon tilldelas, markera alternativet "Är körlektion". Till exempel, om en elev är inställd på att köra med manuell växellåda, kommer endast fordon med manuell växellåda att tilldelas för den eleven.

Om du vill att tidmallen ska vara debiterbar och kunna användas i kassatransaktioner, markera alternativet "Är debiterbar". Detta möjliggör att tidmallen kan användas för fakturering och bokföring av tjänster som debiteras eleverna.

Markera detta alternativ om du vill att tidmallen ska visas i din bokningslista. Detta alternativ rekommenderas främst för kurser och används sällan eller aldrig för enstaka körlektioner.

Detta alternativ fungerar på samma sätt som "Visa i Bokningslistan", men det är avsett för de bokade proven. Genom att markera detta alternativ kan du inkludera tidmallsinformation i provlistan, vilket ger en översikt över de bokade provtillfällena. Det är användbart för att hantera och följa upp provbokningar.

Om du vill att tidmallsenheten ska spärras när den skapas i bokningsschemat, markera detta alternativ. Detta används med försiktighet och kan ha olika tillämpningar beroende på situationen. Det kan till exempel användas för att förhindra att tiden omedelbart blir tillgänglig för elevbokningar när tidsluckan skapas. Det ger dig kontroll över tidens tillgänglighet i bokningssystemet.

Notera att denna funktion bör användas med försiktighet. Om du använder den, kommer en resurs att tilldelas och skapa en bokning så snart tidsluckan skapas. Detta är användbart i vissa situationer men kräver noggrant övervägande eftersom det kan påverka bokningsprocessen och resursallokeringen.

Om du vill "arkivera" tidmallen, bocka av det istället. Notera att det inte är möjligt att radera en tidmall, så använd detta alternativ för att styra dess status. Det ger dig kontroll över om tidmallen ska vara tillgänglig eller arkiverad.

Ange den färg du önskar att tidmallen ska visas i bokningsschemat.

Först kopplar du dina resurser till den tidmall du har skapat. Sedan kopplar du dina artiklar till tidmallen. Detta steg innebär att du ansluter resurser och tjänster till tidmallen för att säkerställa att de är tillgängliga och används i rätt sammanhang vid bokningar och schemaläggning.

I detta avsnitt har du möjlighet att konfigurera innehållet för dina bokningsbekräftelser och bokningspåminnelser. Det är viktigt att göra detta steg eftersom om du inte gör det kommer innehållet att vara tomt i de meddelanden som skickas till dina kunder. Detta gör det möjligt att anpassa och kommunicera viktig information till dina kunder i samband med bokningar.

Om du behöver rapportera in en tidmall till Transportstyrelsen, aktivera XML-rapportalternativet. Välj sedan den specifika rapporten du vill generera från listan och klicka på "Spara". Detta möjliggör att du kan skapa och skicka nödvändiga rapporter till Transportstyrelsen i rätt format och enligt deras krav

Här anger du om tidmallen ska vara tillgänglig för elever att boka online och även om de ska kunna avboka den. Detta ger dig kontroll över om eleverna har rättigheten att själva boka och avboka tidmaller online.

Om du vill skapa en tidmall som är liknande den du just har skapat, välj alternativet för att klona / duplicera innehållet. Detta är användbart när du behöver skapa en tidmall som är mycket lik den tidigare, till exempel för en körlektion med automat- och manuellväxellåda. Det sparar tid genom att återskapa liknande innehåll.

För varje lärare ska du skapa en schemamall, och du kan göra det en lärare i taget. Dessa schemamallar kan vara 1 till 4 veckor långa. Klicka sedan på den lilla kalenderikonen för att lägga till tidmaller i respektive lärares schemamall. Detta steg möjliggör skapandet av individuella schemamallar för varje lärare och planering av deras tidmaller.

En alternativ metod är att skapa en standardmall som kan dupliceras och anpassas för enskilda lärare. På detta sätt kan du skapa en grundmall och sedan göra mindre justeringar för varje lärare, vilket sparar tid och förenklar schemaläggningen.

När du har skapat ditt bas av tidmaller är det dags att placera dem i schemat. Du kan inte dra flera samtidigt utan måste göra det en i taget. Kom ihåg att du också har möjlighet att duplicera schemamallen om det underlättar för dig. Detta steg involverar att placera tidmaller i de tidsluckor där du önskar att de ska vara tillgängliga i bokningsschemat.

För varje lärare, gå till deras profil under "Personal" och välj fliken "Schema". Här kan du välja vilken schemamall som ska användas för läraren och specificera det tidsspann inom vilket schemat ska genereras. Du kan följa loggen för att se när schemat har publicerats. Detta steg gör det möjligt att anpassa och aktivera scheman för varje lärare enligt deras behov och tillgänglighet.

För att enklare hantera kursverksamhet eller prov som är kopplade till Trafikverket, är det en rekommendation att skapa en eller flera nya "medarbetare" i systemet för att tydligt separera och överblicka dessa bokningar. Här är stegen för att göra det:

Detta steg hjälper dig att organisera och följa din kursverksamhet mer effektivt och undvika eventuella dubbelbokningar.